Geen kopie van ID-bewijs uitzendkracht opslaan in uw administratie

Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) heeft in februari 2014 bekend gemaakt dat het maken van een kopie van het identiteitsbewijs (ID) van een uitzendkracht in strijd is met de wet. Het CBP heeft hier een uitspraak over gedaan nadat de Belastingdienst bekendmaakte dat het opnemen van een kopie van de identiteitskaart of het paspoort van ingeleend personeel sinds 1 januari 2014 niet meer verplicht is.

Als het om werknemers gaat die rechtstreeks bij u in dienst zijn, bent u als werkgever verplicht om bij indiensttreding de identiteit van de werknemer te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Vervolgens moet u van de identiteitskaart of het paspoort van de werknemer een kopie maken die u in de administratie bewaart. Voor uitzendkrachten schreef de fiscus altijd dezelfde procedure voor. Inmiddels heeft de Belastingdienst echter aangegeven dat het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs van uitzendkrachten sinds 1 januari 2014 niet langer verplicht is.

Identiteit uitzendkracht aantonen op basis van persoonsgegevens

Als inlener kunt u de identiteit van de uitzendkracht voortaan ook aantonen op basis van persoonsgegevens die u in de administratie opslaat. Daarbij moet u in elk geval opnemen:

  • naam, adres en woonplaatsgegevens;
  • geboortedatum;
  • BSN;
  • nationaliteit;
  • soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs;
  • een specificatie van de gewerkte uren;
  • de eventuele aanwezigheid van een verblijfs- of werkvergunning of VAR;
  • naam-, adres- en woonplaatsgegevens van het uitlenende bureau.

Handig om te weten:
Deze gegevens zijn in de inleenovereenkomst van Multicraft Uitzendbureau opgenomen. Als u de inleenovereenkomst in uw administratie bewaart, voldoet u direct aan deze verplichting.

Verwerken van persoonsgegevens moet noodzakelijk zijn

Nu het beleid van de Belastingdienst is gewijzigd, is het bewaren van het identiteitsdocument van ingehuurd personeel volgens het CBP verboden. Het verwerken van persoonsgegevens is volgens de wet namelijk alleen toegestaan als dit noodzakelijk is. En als u personeel inhuurt of werk uitbesteedt, is dit dus niet langer het geval.

Handig om te weten:
Multicraft Uitzendbureau verzendt naar aanleiding van bovenstaande uitspraak geen kopie van het identiteitsdocument meer als bijlage bij de inleenovereenkomst. Deze kopie mag u namelijk niet opslaan in uw administratie. Controleert u zelf wel altijd de identiteit van de uitzendkracht bij aanvang van de werkzaamheden. Vraag hiervoor aan de uitzendkracht om zich op de eerste werkdag te identificeren aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs (niet zijnde het rijbewijs) en controleer goed of de gegevens en foto op het document overeenkomen met de persoon die voor u staat.

Bron: SalarisRendement

Volg ons
Multicraft Online
Een erkend uitzendbureau
Gecertificeerd voor de NEN 4400-1
Gecertificeerd voor VCU (Veiligheids Checklist Uitzendbondernemingen)
Nederlandse Bond van Bemiddelings- en Uitzendondernemingen
StiPP Pensioenfonds voor Personeelsdiensten